header

Vier hulpmiddelen bij organiseren : de agenda, de sorteermap, de checklist en de retroplanningAankooptips

Het is de sleutel voor het slagen van een project, een opdracht of simpelweg het dagelijks werk: een goede organisatie is onontbeerlijk. Dit zijn vier onfeilbare middelen om uw taken te rangschikken, te sorteren, te hiërarchiseren of te plannen.

De agenda

De beste hulp voor een assistent is ongetwijfeld een agenda die dagelijks ingevuld en regelmatig geraadpleegd wordt. Of het nu een papieren, digitale of online agenda is, dit essentiële hulpmiddel biedt een duidelijke kalender van zowel eenmalige opdrachten als herhaalde taken. In één oogopslag geeft het een overzicht van uw dag, week of maand.

Voor een beter gebruik van dit hulpmiddel kan u een kleurencode kiezen waarmee u belangrijke gebeurtenissen kan aanduiden, of gemakkelijker een categorie opdrachten kan terugvinden.

De sorteermap

Complementair met de agenda kan u dankzij de sorteermap de taken van de maand beheren, memo’s klasseren of herinneringen uitvoeren. In tegenstelling tot de agenda, die elektronisch kan zijn, is het aangeraden een papieren sorteermap te hebben, met een hoofdmap (per maand) waarin u submappen (voor weken of dagen) kan maken.

Alle documenten die nodig zijn voor het goed verlopen van uw dag moeten er zorgvuldig per datum in genoteerd zijn :

  • Te regelen facturen
  • Te verzenden of behandelen documenten
  • Kostennota’s
  • Reisbiljetten...

Elke morgen volstaat het om de map van die dag te legen om de belangrijke taken voor die dag in te kunnen plannen.

De checklist

De « to-do list » kan perfect gebruikt worden met de agenda. Als u gekozen heeft voor een kleurencode om de dringendheid van de verschillende taken aan te duiden, heeft u geen bijkomende checklist nodig. Maar indien u alles op dezelfde manier in uw agenda noteert, is het goed een bijkomende lijst te gebruiken met de taken gerangschikt volgens belangrijkheid.

De retroplanning – Gantt-grafiek

Voor elk belangrijk project of te organiseren evenement moet er een retroplanning gemaakt worden in de vorm van een Gantt-grafiek. Dat blijft het hulpmiddel bij uitstek om een algemeen beeld te hebben van de uit te voeren taken en om deadlines te respecteren.

Om een retroplanning om te stellen, moet u een lijst maken van alle taken die verband houden met het project en rangschikken wanneer ze moeten uitgevoerd worden, met de begin- en einddatum. Het is ook nodig te bepalen hoeveel tijd elke taak nodig gaat hebben (in dagen of weken).

Een Gantt-grafiek ziet er zo uit:

  • op de horizontale as : de tijd (in dagen, maanden of jaren)
  • op de verticale as: de verschillende taken.

U kan Excel gebruiken om de grafiek redelijk snel en eenvoudig op te stellen. Met deze grafiek kan u in één oogopslag:

  • de duur van het project bepalen
  • de mogelijke marges voor bepaalde taken berekenen
  • een algemene kijk hebben op de voortgang van het werk.

Aan u om de hulpmiddelen te kiezen die het meest nodig zijn voor uw functie!