header

Hoe kan u efficiënt vergaderen ?Aankooptips

Dit zijn vier trucjes die uw vergaderingen constructiever en efficiënter zullen maken. Deze goede raad komt van Elisabeth Durand-Mirtain, adviseur-instructeur.

• Voor de volledige duur van de vergadering moet er een vergaderingsleider aangeduid worden die de tussenkomsten van de verschillende deelnemers kan coördineren. Hij waakt over de regels en de agenda, en zorgt voor de link tussen de voorstellen.

• Stel een “tijdsbewaker” voor: iemand die de spreektijden beheert, die de spreker verwittigt als het einde van die tijd dichterbij komt en er zo voor zorgt dat de voorziene vergadertijd niet overschreden wordt. Daarvoor moet vooraf ingeschat worden hoeveel tijd elk agendapunt in beslag zal nemen.

• Maak gebruik van “parking”: de besprekingen wijken vaak af van het behandelde onderwerp (omdat een deelnemer ter plekke een idee heeft, of omdat men profiteert van de vergadering om een probleem op te lossen). Iedere keer dat een onderwerp niet op de agenda voorzien is, kan u dat noteren op de parking: gewoon een blad van het paperboard. Deze onderwerpen zullen besproken worden bij de “varia” aan het eind van de vergadering of geïntegreerd worden in de agenda van de volgende bespreking.

• Een persoon – meestal de assistent(e) – dient notities te nemen tijdens de vergadering om enkel de belangrijke ideeën of de uit te voeren acties bij te houden. Dankzij een vooraf ingevulde template kan er onmiddellijk een verslag van de vergadering opgemaakt worden op een laptop. Zo kan er direct na het einde van de vergadering een kort en concreet verslag afgeprint en aan de deelnemers gegeven worden, of verspreid worden via e-mail.