header

Flexibele werkplaatsen werken besparend

Flexibel werken is een nieuwe trend in de bedrijfswereld. Het komt erop neer dat er geen vaste werkplekken voor de medewerkers meer zijn. Iedere werknemer beslist elke dag flexibel aan welk bureau hij zijn opdracht zal afwerken. Het concept komt uit Zweden en wordt in de Scandinavische landen al frequent toegepast. Ook bij ons zijn er meer en meer bedrijven die overwegen om flexibel te gaan werken. Eén van de belangrijkste redenen hiervoor: grote economische besparingen.

Hoe het vroeger was

Vele bedrijven richten hun kantoren al jaren in met open landschapsbureaus. De medewerkers werken dan in groep samen aan een bureau-eiland maar hebben nog wel ieder een eigen vaste werkplek. Midden -en hogere kaderleden hebben meestal een eigen kantoor. Het voordeel van een eigen bureau is dat de concentratie van de medewerker sterk stijgt maar het remt de communicatie af. Er moet alweer vergaderd worden om alle kennis en informatie door te geven. Een landschapsbureau moedigt de teamgeest aan maar remt dan weer de productiviteit af.

(Niet) iedereen gelukkig?

Een flexibele werkplaats combineert de voordelen van een individueel kantoor met die van een open landschapsbureau. Maar het vereist een grote mentaliteitsaanpassing van het personeel. En daar wringt soms het schoentje. De vaste werkplek inruilen voor elke dag een andere bureaustoel is nog niet voor iedere werknemer vatbaar. Het gezellig inrichten van uw kantoorplek met eigen spullen kan dan ook niet meer. Voor hoog -of middenkaderpersoneel betekent een individueel kantoor een bevestiging van hun status. Deze managers geven deze status en dit kantoor niet graag op. Maar het zijn vaak zij die veel vergaderen en op klantenbezoek zijn. Toch zijn de meeste medewerkers van de bedrijven die het nieuwe flexibel werken invoeren zeer tevreden. Dat blijkt uit verschillende tevredenheidsenquêtes bij bedrijven met de nieuwe werkomgeving.

Hoe werkt het dan wel?

’s Morgens haalt de medewerker in een voor hem voorziene opbergplaats een aantal persoonlijke benodigdheden op. Nadien zoekt hij een geschikte werkplaats voor die dag aan één van de bureau-eilanden. Heeft hij die dag een opdracht waarbij hij ongestoord moet kunnen werken, dan kan hij kiezen voor een individueel kantoor. In ieder geval moet hij de werkplek elke avond opgeruimd en leeg achterlaten.

En dan zijn er de loungebureaus. Dit zijn bureaus waar medewerkers per twee of in groep kunnen werken. Deze loungeplekken zijn afgescheiden van elkaar met geluidsisolerende wanden. Het zijn ideale werkplaatsen om korte vergaderingen of brainstormsessies te houden. Grote groepen die lang vergaderen kunnen nog steeds terecht in een echte vergaderzaal.

Flexibel werken impliceert dat u moet investeren in een slimme ICT-infrastructuur. Medewerkers moeten bijvoorbeeld makkelijk kunnen inloggen op het systeem, waar ze ook werken op bureau, onderweg bij de klant of thuis.

Ook de digitale archivering moet verder uitgebouwd worden. Door goede afspraken te maken over hoe bestanden opgeslagen worden, zullen alle medewerkers de juiste bestanden kunnen consulteren.

De grote voordelen:

  • met flexibele werkplekken besparen bedrijven veel geld omdat ze veel minder kantoorruimte moeten voorzien. Commerciële medewerkers zijn vaak op de baan maar ook bij de administratieve ploeg is lang niet iedereen voortdurend op kantoor. Er zijn loopbaanonderbrekers, personeelsleden nemen zwangerschaps -of ouderschapsverlof, ze werken parttime of zijn simpelweg met vakantie.
  • de bedrijven besparen ook op computers en hardwaremateriaal.
  • omwille van deze besparing van de huurprijzen gaan de bedrijven investeren in aantrekkelijk en degelijk kantoormeubilair die de werksfeer ook aangenamer maken. Ze kiezen bijvoorbeeld voor verstelbare en ergonomische meubels.
  • de nieuwe manier van flexibel werken wordt als positief ervaren bij de medewerkers omdat ze efficiënter en productiever kunnen werken. En omdat deze manier van werken volledig past in de trend waarbij mensen hun tijdsbesteding graag zelf indelen.
  • het personeel werkt ook vaak langer door omdat de inrichting de kantoren zodanig aangenaam wordt dat men zich niet meer ‘op kantoor’ waant.
  • een gevolg van flexibel werken kan ook zijn dat mensen vaker thuis werken. Ze komen enkel naar kantoor als ze voor hun opdracht interactie met collega’s, klanten of leveranciers nodig hebben. Dit is een goede zaak voor de milieu- en mobiliteitsproblematiek.