header

De post beheren : wees efficiënt!Aankooptips

Maakt het beheer van de post deel uit van uw takenpakket? Sorteren, filteren, afhandelen: optimaliseer!

Een eerste selectie

Eens geopend, haal de inhoud uit de enveloppen en maak een eerste selectie:

  • Elimineer meteen alle reclamefolders die niet onmiddellijk nuttig zijn
  • Bewaar de folders die nuttig zouden kunnen zijn voor uw bedrijf: voor een huidig project, studie van de concurrentie… Noteer op die folders de ontvangstdatum en de reden waarom ze belangrijk kunnen zijn
  • Leg de facturen apart
  • Bewaar tenslotte de zendingen die aan specifieke medewerkers geadresseerd zijn

Opgelet: bewaar de enveloppen die aanleiding kunnen zijn voor een geschil (brieven geadresseerd aan de personeelsdienst, contracten en aangetekende brieven): de stempel van de post kan belangrijk zijn in de rechtbank.

Sorteren en dateren

  • Zet een stempel met de ontvangstdatum op elke brief, zo zal iedereen weten wanneer die is toegekomen en het vergemakkelijkt uw klassement
  • Om de post te klasseren, beschikt u best over verschillende mapjes of postbakjes, afhankelijk van uw gewoonte. Indien mogelijk kan u zich voorzien met evenveel mapjes als er medewerkers (bij een klein bedrijf) of diensten zijn. Hou een specifiek mapje opzij voor de facturen
  • Als u een brief in handen heeft, behandel die dan direct! Schrijf de initialen van de geadresseerde of van de persoon die erop kan antwoorden er meteen op.

Verdeel de post

Eens ze gesorteerd en gedateerd zijn, moeten de brieven verdeeld worden. Er bieden zich 3 mogelijkheden aan:

  • Als uw bedrijf voorzien is van aparte postbussen per werknemer of dienst, steek de brieven dan in die bussen
  • U kan ook in uw bureau postbakjes ter beschikking stellen zodat iedereen die kan komen legen wanneer het past
  • Tenslotte is het misschien het makkelijkst om zelf de post naar elke dienst te brengen.