header

Gestion du courrier : soyez efficace !Conseil d'achats

La gestion du courrier fait partie de vos attributions ? Tri, filtrage, dispatche: optimisez !

Un premier tri

Une fois ouvertes, videz les enveloppes de leur contenu et effectuez un premier tri:

  • Eliminez d’emblée toutes les publicités sans intérêt immédiats
  • Conservez les publicités dont l’objet pourrait être utile à votre entreprise : projet immédiat, étude concurrentielle… Notez sur chacune la date de réception et la raison de leur intérêt.
  • Mettez de côté les factures
  • Enfin, gardez les missives adressées nominalement aux collaborateurs

Attention: conservez les enveloppes des courriers qui pourraient donner lieu à un litige (lettres adressées au service du personnel, contrats et envois recommandés avec AR) : le tampon de la Poste faisant foi auprès des tribunaux.

Ranger et dater

  • Tamponnez chaque lettre à la date du jour de réception, chacun saura ainsi quand elle est arrivée et cela facilitera votre classement. (lien sur FP méthode de classement)
  • Pour classer le courrier, vous devez disposer de plusieurs chemises cartonnées ou de bannettes, selon vos habitudes. Si vous le pouvez, équipez-vous d’autant de chemises que collaborateurs (s’ils sont peu nombreux) ou de services. Préparez également une chemise spécifique pour les factures.
  • Quand vous avez une lettre en main, traitez-la immédiatement! Inscrivez dessus les initiales de la personne à qui elle est destinée ou qui est en mesure d’y répondre.

Distribuez le courrier

Une fois triées et étiquetées, les lettres entrantes doivent être distribuées. Trois solutions s’offrent à vous :

  • Si votre entreprise est équipée de boîtes aux lettres dédiées à des collaborateurs ou des services, déposez-y les missives correspondantes
  • Vous pouvez aussi disposer dans votre bureau de bannettes étiquetées où chacun viendra se servir quand il le souhaitera
  • Enfin, il peut être plus simple de distribuer vous-même le courrier dans chaque bureau de la société.