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Faites des économies en optant pour des postes de travail flexibles

La flexibilité au travail est une nouvelle tendance qui a fait son apparition dans les entreprises. Les collaborateurs n'ont plus de poste de travail fixe. Chacun décide chaque jour à quel bureau il accomplit ses tâches. Originaire de Suède, ce concept remporte un franc succès dans les pays scandinaves. Chez nous, de plus en plus d'entreprises envisagent également de franchir le pas. Pourquoi ? Tout simplement pour faire des économies.

Comment faisait-on avant ?

Depuis des années, de nombreuses entreprises optent pour des bureaux paysagers ouverts. Les collaborateurs travaillent en groupe dans un îlot de bureaux mais conservent chacun leur propre poste de travail fixe. Les cadres moyens et supérieurs possèdent généralement leur propre bureau. L'avantage d'avoir un bureau à soi étant qu'il est plus facile de se concentrer, mais il est plus difficile de communiquer avec ses collègues. Il faut alors organiser des réunions pour assurer la circulation des connaissances et des informations. Un bureau paysager stimule l'esprit d'équipe mais freine la productivité.

Pour le bonheur de tous ?

Un poste de travail flexible combine les avantages d'un bureau individuel et ceux d'un bureau ouvert. Une telle innovation requiert toutefois un changement de mentalité radical auprès du personnel. Et c'est parfois là que le bât blesse. Tous les travailleurs ne sont pas prêts à passer d'un poste de travail fixe à un environnement chaque jour différent. Fini de décorer son bureau avec des affaires personnelles ! Pour les cadres moyens et supérieurs, un bureau individuel confirme leur statut. Or ces responsables n'abandonnent pas volontiers leur statut et leur bureau. Pourtant, ce sont précisément eux qui doivent assister à beaucoup de réunions et rendre visite aux clients. Plusieurs enquêtes de satisfaction menées auprès d'entreprises ayant opté pour ce nouvel environnement de travail révèlent que la plupart des collaborateurs apprécient cette nouvelle façon de travailler.

Comment ça marche ?

Le matin, le collaborateur va chercher plusieurs affaires personnelles rangées à un endroit spécialement prévu à cet effet. Ensuite, il cherche un poste de travail approprié pour le jour concerné à l'un des îlots de bureaux. Si les tâches qu'il doit accomplir ce jour-là nécessitent du calme, il peut s'installer à un bureau individuel. Dans tous les cas, il doit ranger et débarrasser le poste de travail chaque soir.

Il y a aussi les « bureaux-salons ». Il s'agit de bureaux où les collaborateurs peuvent travailler par deux ou en groupe. Ces salons sont séparés par des parois insonorisées et conviennent parfaitement pour de brèves réunions ou des séances de brainstorming. Les réunions plus longues avec davantage de personnes peuvent toujours avoir lieu dans une véritable salle de réunion.

Ce type de travail flexible nécessite d'investir dans une infrastructure TIC intelligente. Par exemple, les collaborateurs doivent pouvoir se connecter aisément au système, où qu'ils soient, au bureau, chez le client ou à la maison.

Il convient également de développer l'archivage numérique. En fixant des règles claires quant à la manière dont les fichiers doivent être sauvegardés, vous aurez la certitude que tous vos collaborateurs peuvent consulter les fichiers dont ils ont besoin.

Principaux avantages :

  • Les postes de travail flexibles permettent aux entreprises de réaliser des économies importantes puisqu'elles doivent prévoir beaucoup moins d'espace de bureau. Les commerciaux sont souvent sur la route et même dans l'équipe administrative, cela fait longtemps que tout le monde n'est plus au bureau tous les jours. Certains prennent une pause carrière, d'autres partent en congé de maternité ou de paternité. D'autres encore travaillent à temps partiel ou sont simplement en congé.
  • Les entreprises économisent également sur les ordinateurs et le matériel.
  • Grâce à ces économies de loyer, les entreprises peuvent investir dans du mobilier de bureau solide et attrayant afin de rendre l'atmosphère de travail encore plus agréable. Elles optent, par exemple, pour des meubles modulables et ergonomiques.
  • Les collaborateurs apprécient cette nouvelle manière de travailler car elle leur permet d'accroître leur efficacité et leur productivité. Mais aussi parce qu'elle leur permet d'organiser eux-mêmes leur emploi du temps, une tendance très à la mode actuellement.
  • Le personnel travaille aussi plus longtemps car l'aménagement des bureaux est tellement agréable que l'on ne se croit plus vraiment au bureau.
  • Autre conséquence : les collaborateurs travaillent plus souvent de chez eux. Ils viennent seulement au bureau lorsqu'ils doivent interagir avec des collègues, des clients ou des fournisseurs. Un plus pour l'environnement et la mobilité.