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Comment faire des réunions efficaces ?Conseil d'achats

Voici quatre astuces qui rendront vos réunions plus constructives et efficaces. Les conseils d’Elisabeth Durand-Mirtain, consultante-formatrice.

• Au sein d’une même réunion, il faut un animateur qui puisse coordonner les interventions des différents participants. Il est le garant des règles et de l’ordre du jour et organise le lien entre les idées émises.

• Proposez un « gardien du temps » : une personne qui gérera les temps de parole, préviendra de l’approche de la fin de ce temps par un signe à l’orateur et veillera ainsi à rester dans les horaires prévus. Pour cela, insérez un temps de parole à chaque sujet de l’ordre du jour.

• Pratiquez le « parking » : très souvent, les discussions dérivent du sujet traité (parce qu’un participant a une idée subite ou qu’on profite de la réunion pour résoudre un problème). A chaque fois qu’un sujet ne figure pas à l’ordre du jour, notez-le au parking : simple feuille du paperboard (tableau papier). Ces sujets seront discutés en « questions diverses » à la fin de la réunion ou intégrés à l’ordre du jour de la prochaine rencontre.

• Une personne -la plupart du temps l’assistant(e)- doit prendre des notes au cours de la réunion pour ne retenir que les idées fortes ou les actions à réaliser. Il s’agit de rédiger en direct un compte-rendu sur un PC portable grâce un tableau type pré-rempli. L’intérêt d’une telle pratique est de pouvoir, dès la fin de la réunion, imprimer et remettre un compte rendu court et concret aux participants ou de le leur diffuser par e-mail.